1 Introduction

1.1 Contributing

These study materials are heavily based on professor Hinkelmann’s “Planung und Kalkulation von IT-Projekten” lecture at HdM Stuttgart.

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1.2 License

Uni BWL Notes (c) 2021 Felicitas Pojtinger and contributors

SPDX-License-Identifier: AGPL-3.0

2 Einführung in das Rechnungswesen

2.1 Definition Rechnungswesen

Systematische und strukturierte Erfassung und Darstellung aller finanz- und vermögenswirksamen Abläufe, die im Unternehmen intern oder mit einem externen Partner entstehen.

2.2 Targets/Stakeholder des Rechnungswesen

• Management
• Steuerverwaltung
• Eigentümer
• Gläubiger (und Auftragsgeber)
• Mitarbeiter
• Gesellschaft
• Investoren

2.3 Aufgaben/Funktionen des Rechnungswesens

• Information über den aktuellen finanziellen Stand des Unternehmens
• Ermittlung der Daten für Steuerbemessung und Gewinnausschüttung
• Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen
• Kontrolle durch Abgleich von Ist- und Planzahlen
• Dokumentation der (finanziellen) betrieblichen Abläufe

2.4 Bereiche des Rechnungswesen

• Internes Rechnungswesen:
  • Innerbetrieblich: Management & Mitarbeiter
  • Betriebsführung: Kostenabrechnung & Controlling
• Zweikreissystem: Umsetzung der Erlöse in Vermögenswerte oder Zahlungen an Dritte
• Externes Rechnungswesen:
  • Außerbetrieblich: Kapitalgeber & Lieferanten
  • Finanzbuchhaltung: Gesetzliche Vorschriften & Gläubigerschutz

2.5 Definitionen des Rechnungswesen

Generell:

• Ausgaben: Abfluss von Buch- oder Bargeld aus dem Unternehmen heraus
• Einnahmen: Zufluss von Buch- oder Bargeld in das Unternehmen

Erfolgswirksame Ergebnisse unternehmerischer Tätigkeit:

• Aufwand: Reduktion des Vermögens des Unternehmens (Verlust)
• Ertrag: Erhöhung des Vermögens des Unternehmens (Gewinn)

Durch Geld bewertete Güter und Dienstleistungen eines Unternehmens:

• Leistungen: Erstellte Güter und Dienstleistungen
• Kosten: Verbrauchte Güter und Dienstleistungen

3 Externes Rechnungswesen

3.1 Einführung

3.1.1 Definition externes Rechnungswesen

Die Buchführung erfasst aufgrund von Belegen …

• Alle Ausgaben und Einnahmen
• Aufwendungen und Erträge

… des Unternehmens, und ermittelt daraus den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres.

HGB und Abgabenordnung verpflichten zur Buchführung.

3.1.2 Beispiele für Belege

• Beschaffung: Einkauf von PC-Bauteilen → Eingangsrechnung
• Fertigung: Zusammenbau eines PC nach Kundenwunsch → Entnahmeschein
• Absatz: Verkauf eines PC → Ausgangsrechnung

3.1.3 Arten der Buchführung

• Doppelte Buchführung (Dopik, Standard)
• Einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung; legal wenn unter 500 000€ Jahresumsatz und nicht mehr als 50 000€ Gewinn gemacht werden!)
• Kameralistik (Schatzkammer)

3.1.4 Begriffe der Dopik

• Geschäftsvorfall: Vorgang mit wertmäßiger Veränderung in thematischen Kontexten
• Konto: Thematisch abgegrenzter Kontext, in welchem wertmäßige Veränderungen erfasst werden
• Kontenrahmen: Vorgeschlagene Struktur der thematischen Gliederung eines Unternehmens (IKR, DATEV)
• Buchungssatz: Strukturierte, formelle Abbildung eines Geschäftsvorfalls in einem Unternehmen

3.1.5 Instrumente des Jahresabschlusses bei Dopik

• Inventur und Inventar
• Bilanzrechnung
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

3.1.6 Umsetzung der Dopik

• T-Konten: Jedes Konto hat eine Soll- und Haben-Seite
• Jedes T-Konto muss beim Abschluss stets ausgeglichen sein (“Balkenwage”)
• Jeder Soll-Buchung steht eine Haben-Buchung in gleicher Höhe gegenüber
• Buchungssätze sind Skriptsprache für Wertveränderungen

3.1.7 Skriptsprache für Buchungssätze

Syntax: <Soll-Konto> [und VST-19 ${MwSt-Anteil}] an <Haben-Konto> ${Betrag} [und VST-19 ${MwSt-Anteil}]

3.1.8 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

• Klar und übersichtlich
  • Sachgerechte und überschaubare Organisation
  • Revisionssicherheit: Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden
  • Vorgaben zur Gliederung müssen eingehalten werden
• Erfassung aller Geschäftsfälle
  • Fortlaufen und vollständig
  • Richtig und zeitgerecht
  • Sachlich geordnet
• Keine Buchung ohne Beleg
• Aufbewahrung der Unterlagen für 10 Jahre

3.1.9 Faustformel Aufwandskonto vs. Vermögenskonto

• Produkt wird sofort verbraucht: Verbuchung über ein Aufwandskonto
• Produkt wird längeren Zeitraum genutzt: Verbuchung über ein Vermögenskonto

3.1.10 Voraussetzungen für die Buchführung

• Exaktes Wissen über alle Vermögensstände des Unternehmens und deren Finanzierung
• Inventur/Bestandsaufnahme: Erhebung von Wissen über den Bestand
• Inventar/Bestandsverzeichnis: Darstellung des Bestands
• Eigenkapital: Eigene Mittel
  • Wir haben einem Kunden Artikel geliefert, welchen er erst in 4 Wochen bezahlen muss: Forderungen
• Fremdkapital: Geliehene Mittel
  • Ein Lieferant hat Artikel geliefert, welcher erst in 4 Wochen bezahlt werden muss: Verbindlichkeiten

3.1.11 Inventur

• Aufnahme der Menge und Wert (am Stichtag) aller Vermögensteile und Schulden
• Zeitpunktbasiert: Gründung, Gesellschaftswechsel, Verkauf
• Buch- oder Körperliche Inventur möglich (Soll-Ist-Abgleich)

3.1.12 Inventar

• Strukturierte Aufstellung: Vermögen, Schulden und Eigenkapital/Reinvermögen
• Geordnet nach Flüssigkeit/Fälligkeit
• Bestandteil des Jahresabschlusses
• Muss 10 Jahre aufbewahrt werden
• Eigenkapitalrentabilität: Verzinsung des Eigenkapitals/Reinvermögens

3.1.13 Bilanz

• Strukturelle Gegenüberstellung des Vermögens und seiner Finanzierung durch Eigenkapital und Schulden
• Aktiva: Vermögen → Linke Seite
• Passiva: Mittelherkunft, “womit das Vermögen finanziert wird” → Rechte Seite

3.1.14 Aktivkonten/Vermögenskonto

Werden mit SB ausgeglichen und in dieser aufgeführt.

Links → Zugänge und Anfangsbestand Rechts → Abgänge und Schlussbestand

• Bank (Überweisung, unser Bankkonto)
• Kasse (bar)
• Lizenzen
• Forderungen; FALL: Forderungen aus Lieferung und Leistung
• BGA/IT-Systeme
• Fuhrpark
• IT-Einrichtungen/IT-Ausstattung
• Gebäude
• Maschinen
• VST-19: Vorsteuer

3.1.15 Aufwandskonten

Links → Zugänge Rechts → Abgänge

Werden mit GuV ausgeglichen und in dieser aufgeführt.

• Gehalt
• Zinsen
• Miete
• KFZ-Aufwand/Kosten (Sprit, Reparatur, …)
• Verbrauchskonto/Verbrauchsmaterialien
• Bewirtung
• AfA: Abschreibungen

3.1.16 Passivkonten/Fremdkapitalkonto

Werden mit SB ausgeglichen und in dieser aufgeführt.

Links → Abgänge und Schlussbestand Rechts → Zugänge und Anfangsbestand

• Verbindlichkeiten; VALL: Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung
• Darlehen
• UST-19: Umsatzsteuer
• Eigenkapital

3.1.17 Ertragskonten

Werden mit GuV ausgeglichen und in dieser aufgeführt.

Links → Abgänge Rechts → Zugänge

• Umsatzerlöse (Lizenzen, Beratungen, …): Es können neue Konten für Leistungstypen erfunden werden, z.B.:
  • Umsatzerlöse-Waren
  • Umsatzerlöse-Dienstwaren
• A.o. Ertrag

3.1.18 Vermögen und Schulden

Vor allem bei der Zuordnung in der Bilanz wichtig.

• Anlagevermögen: Angelegte Mittel/Geld; BGA, Fuhrpark, IT-Anlagen, GWG
• Umlaufvermögen: Liquide Mittel/Geld; Bank, Forderungen, Kasse, Skonti & Boni, Vorsteuer
• Schulden/Fremdkapital: Darlehen, Verbindlichkeiten, …

3.2 Besonders wichtige “Sonderfälle”

3.2.1 Abschreibungen für Abnutzung

• Wirtschaftsgüter haben technisch- oder abnutzungsbedingt eine typische Nutzungsdauer
• Abschreibung bildet die Wertminderung relativ zu den AHK (Anschaffungs- oder Herstellungskosten) ab
  • Linear
  • Degressiv
  • Sonderabschreibung: z.B. Defekt nach Garantie
• Eigenständige Nutzbarkeit ist Voraussetzung
• Bundes-Finanzministerium schlägt Nutzungsdauern vor
  • Notebook/Computer: 3 Jahre
  • Fuhrpark/Auto: 6 Jahre
  • Server/Großrechner: 7 Jahre
  • Büromöbel: 13 Jahre
• Bei geringwertigen Wirtschaftsgern gelten Sonderregeln
• Nach Abschreibung bleiben Güter mit Rest- oder Erinnerungswert von 1€ im Unternehmensvermögen

3.2.2 Einführung in Mehrwertsteuer (MwSt)

• Netto: Ohne Steuern (“Netto isch net so viel”)
• Brutto: Mit Steuern
• Indirekte Steuer
• Besteuerung der Wertschöpfung von Unternehmen
• 30% des Steueraufkommens
• Steuersätze
  • Mehrwertssteuerfrei: 0, Arzt, Sozialbereich, Staatliche Museen
  • Reduzierter Mehrwertsteuersatz: 7%, Nahrungsmittel, Taxi
  • Voller Mehrwertsteuersatz: 19%
• Steuerlast
  • Vorsteuer: Im Einkaufspreis ist MwSt erhalten (Wir bekommen die Rechnung/Wir bezahlen Geld an gemanden): -
  • Umsatzsteuer: Im Verkaufspreis ist MwSt erhalten (Wir stellen die Rechnung/Wir machen Umsatz): +
  • Steuerlast des Unternehmens: Vereinnahmte\ Umsatzsteuer - bezahlte\ Vorsteuer

3.2.3 MwSt in der Buchhaltung

• Kontenpaare
  • Vorsteuer-Konto: Aktives Bestandskonto/Vermögenskonto
  • Umsatzsteuer-Konto: Passives Bestandskonto/Fremdkapitalkonto
• Auf jeder Rechnung muss die enthaltene MwSt ausgewiesen werden
• Abschreibung nur Nettowert (also mit abgezogenen Steuern)

4 Internes Rechnungswesen

4.1 Projektkalkulation

4.1.1 Grenzen des externen Rechnungswesens

Siehe Funktionen des Rechnungswesens.

• Information über den aktuellen finanziellen Stand des Unternehmens: ++
• Ermittlung der Daten für Steuerbemessung und Gewinnausschüttung: ++
• Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen: /
• Kontrolle durch Abgleich von Ist- und Planzahlen: –
• Dokumentation der (finanziellen) betrieblichen Abläufe: –

Daten, um qualifizierte Entscheidungen für folgende Bereiche zu treffen, fehlen deshalb:

• Interne Leistungserbringung und -verflechtung
• Rentabilität von Unternehmensbereichen (Spartenergebnis)
  • Consulting
  • Software-Sparte
  • Hardware-Sparte
• Investitionsentscheidungen
• Preisgestaltung
• Plandaten (Soll-Ist-Abgleich)

4.1.2 Fragestellungen an das interne Rechnungswesen

• Hat der Vorgang Einfluss auf das Betriebsergebnis (→ steuerlich relevanter Gewinn), nur auf das Spartenergebnis oder keinerlei Einfluss?
• Ist der Vorgang mit dem Betriebszweck (→ dauerhaft verfolgte Arbeits- und Produktionsziel eines Betriebes) verbunden?
• Ist der Vorgang periodengerecht (→ wirkt sich auf das Geschäftsjahr aus)?
• Verursachungsgerechtigkeit: Erfolgt eine sachgerechte Zuordnung?

4.2 Kostenrechnung

4.2.1 Aufbau der Kostenrechnung

• Kostenarten-Rechnung: Erfassung der Kosten differenziert nach ver- oder gebrauchten Produktionsfaktoren

• Kostenstellen-Rechnung: Kostenstellen-bezogene Erfassung von Kostenträger-Gemeinkosten und Verechnung auf Endkostenstellen

• Kostenträger-Rechnung: Produkte und Dienstleistungen, die zur Deckung der im Betrieb entstehenden Kosten und Erzielung des Betriebserfolgs dienen

• Kostenträger-Einzelkosten: z.B. Verwendung von Rohmaterialien und Bauteilen

• Kostenträger-Gemeinkosten: z.B. Verwendung von Hilfsstoffen oder Aufwand in der Personalbuchhaltung

4.2.2 Grundsätze der Kostenstellenbildung

Definition Kostenstelle: Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet.

• Schaffung selbstständiger Verantwortungsbereiche
• Bestimmung sinnvoller Bezugsgrößen
• Möglichkeit einer fehlerfreien Kontierung (Eindeutigkeit und Klarheit)
• Wirtschaftlichkeit

4.2.3 Aspekte der Bildung von Kostenstellen

• Verantwortungsbereiche
• Räumliche Lage
• Funktionale Aspekte
• Organisatorischer Aufbau
• Verrechnungstechnischer Aufbau

4.2.4 Kostenträger in IT-Unternehmen

Definition Kostenträger: Die in einem Unternehmen hergestellten Produkte oder Dienstleistungen.

• Produkte: Dienstleistungen, Individual-Software oder Software-Produkte
• Dienstleistungen
  • Kostenträger: Erbringer der Dienstleistung
  • Einzelkosten: Direkten Kosten eines Beratungsauftrags
  • Gemeinkosten: Werden auf die geplanten Abrechnungseinheiten verteilt
• Software-Produkte
  • Kostenträger: Softwarelizenzen
  • Einzelkosten: Direkte Kosten der Bereitstellung der Software
  • Gemeinkosten: = Entwicklungskosten, werden auf die geplante Stückzahl verteilt
  • Wichtig: Die Entscheidung, die Software zu entwickeln, ist eine Investitionsentscheidung!

4.3 Planung von IT-Projekten

4.3.1 Definition Projekt vs. Routinevorgang

Eigenschaften:

• Klares Ziel
• Begrenzte Ressourcen: Zeit, Finanzen, Personal
• Spezielle Organisation
• Einmaligkeit des Vorhabens
• Risikobehaftet: Komplexes Vorhaben

Projekt: Einmalige Aufgabenstellung, die unter individuellen Randbedingungen einen wertschöpfenden Geschäftsprozess implementiert oder verbessert

Projektmanagement: Gesamtheit aller Tätigkeiten, Prozesse, Werkzeuge und Methoden zur Führung eines Projekts

4.3.2 Elemente des Projektmanagements

aber bin ich in einem Tollhause? bin ich selbst toll? - E.T.A. Hoffmann, “Der goldne Topf”

• Expectations-Management

• Requirements-Management

• Change-Management

• Lebenszyklus von Software

• Qualitätsmanagement

• Risikomanagement (Sortierung nach höchstem Risiko)

• Konfigurationsmanagement

• Vertragswesen

• Organisation von Projekten

• Grundlagen der Kommunikation

• Zeitmanagement

• Besprechungsführung

• Schätzmethoden

• Projektkalkulation

• Projektcontrolling

• Planung

• Vorgehensmodelle

4.3.3 Der Business-Lifecycle

Strategie/Geschäftsziele → Konkrete Anforderungen → Projekte/Programme → Business Benefits

• Projekte sind Geschäftszielen unterstellt
• IT-Projekte werden nur in Ausnahmefällen von der IT-Abteilung verantwortet
• Projektleiter führt Projekte

4.3.4 Erfolgsfaktoren

• Was ist zu tun?
• Wer ist beteiligt?
• Welche Regeln der Zusammenarbeit gelten?

Deshalb: Strategisches Projektmanagement mit der Team-Entwicklungsuhr:

• Forming
• Storming
• Norming
• Performing

4.3.5 Messgrößen für den Projekterfolg

Operatives Projektmanagement:

• Zeit
• Finanzen
• Funktionsumfang
• Qualität

Trotzdem gilt:

• Ein Projekt, welches in Time, Quality und Budget ist, kann trotzdem scheitern
• Ein Projekt ist erfolgreich, wenn der Business Case erfüllt ist (ROI/wirtschaftlicher Mehrwert erfüllt)

4.3.6 Planungsablauf

1. Was?: To-do
2. Wie?: Ansatz
3. Wer und Womit?: Team
4. Wie viel?: €
5. Wann?: Zeit

Herleitung der jeweiligen Inhalte → Produktbasierte Planung

4.3.7 Gründe für das Scheitern von Projekten

• Aufwand falsch eingeschätzt
• Kommunikationsprobleme
• Planungsfehler
• Individuelle/persönliche Fehler einzelner Beteiligter
• Nicht erkannte Risiken
• Spezifische Probleme
• Keine Unterstützung durch das Management

4.3.8 Häufige Fehler in Planungen

• Aufwand falsch eingeschätzt
• Zusammenlegen von Planungsschritten
• Planung unter Vorgaben
• Zusammenlegung mehrerer Planungsschritte
• Intuitive Ableitung von Aktivitäten aus den Anforderungen
• Unterschätzen der technologischen Komplexität
• Planung unter Vorgabe von Zeit und/oder Budget (2 Dimensionen)
• Aus vorangegangenen Projekten “nichts gelernt”.
• Obelix fehlt ein Wildschwein

→ Ein Leitfaden ist wichtig!

4.3.9 Was macht IT-Projektmanagement aus?

• Auf Prozess- und Tool-Ebene sehr generisch
• Auf Methoden-Ebene sehr spezifisch
• Allgemeine Projektmanagement-Szenarien (Prince2, GPM), angepasst auf
  • Branchen
  • Unternehmen (tayloring)
• Bei IT-Projekten soll besonderer Fokus auf die spezifischen Methoden zur Bearbeitung gelegt werden

4.3.10 IT-Projektmanagement im Software-Entwicklungszyklus

IT-Beratung:

• Analyse
• Bewertung
• Design
• Systemarchitekturen
• Anwendungsarchitekturen
• Anwendungsdesign
• Römische Verteidigungsstrategien

Softwareentwicklung:

• Design
• Pilotieren
• Umsetzung
• Training/Coaching
• Anwendungsentwicklung

Beide:

• Projektmethodik
• Projektmanagement

5 Kalkulation von IT-Projekten

5.1 Einführung

5.1.1 Faktoren der Kalkulation

Direkte Aufwände werden aus der Aufwandsschätzung entnommen.

• Projekttypen
  • Time-and-Material (Body Leasing)
  • Budgetierte TM-Projekte
  • Festpreisprojekte
  • Fixierte Projekte
• Art des Vertrags aus kaufmännischer Sicht
  • Werkvertrag
  • Werklieferungsvertrag
  • “Full Service”
• Art der Kunden-Lieferanten-Beziehung
  • Interner Dienstleister
  • Externer Dienstleister
  • Reiner Support (Body Leasing)

5.1.2 Aufwände in der Kalkulation

• Abwälzung der Kosten für die Angebotserstellung
• Einarbeitung und Schulung von Projektmitarbeitern
• Projektleitungsaufwände
• Reisekosten
• Gewährleistungskosten
• Risikozuschlag
• Sonstige Kosten: Hard-/Software für Entwicklung oder Betrieb
• Hinkelstein-Transport

5.1.3 Ablauf einer Kalkulation

1. Netto-Aufwand (inkl. Modul und Systemtest) += Umfang in Projektstunden
2. Abnahmetest += Prozentualer Aufschlag 15-25%
3. Projektmanagement += Prozentualer Aufschlag 20-30%
4. Risikozuschlag += Prozentualer Aufschlag 10-15%
5. Gewährleistung += Prozentualer Aufschlag 5-10%
6. Festpreis
7. Gewinn += Prozentualer Aufschlag 20%

5.1.4 Probleme aus dem realen Leben

• Preise müssen in der Regel lange vor dem Projektstart genannt werden
• Personal-Ressourcen können erst unmittelbar vor Projektstart zugeordnet werden (Henne-Ei-Problem)
• Kalkulation muss mit Rollen geschätzt werden
• Prozentuale Zuschläge aus der Analyse abgeschlossener Projekte
• Personalkostensätze aus dem Rechnungswesen

5.2 Controlling

5.2.1 Geschichte

• Ursprung im Rechnungswesen
• Erst seit 70ern in Deutschland relevant
• Kosten des Unternehmens stehen im Vordergrund

5.2.2 Zielsetzung und Grenzen

• Ziele
  • Verbesserung der Leistungsprozesse durch eine neue Qualität des Managementprozesses
  • Ermöglicht dem Manager durch die Bereitstellung eines in sich schlüssigen Vorgehens die systematische Abwicklung von Managementaufgaben
• Grenzen: Controlling beschäftigt sich nicht mit …
  • Informationsversorgung im Unternehmen
  • Organisation im Unternehmen
  • Personalführung im Unternehmen

5.2.3 Bereiche des Controlling

• Ziele setzen
• Planen
• Überwachen
• Steuern

5.2.4 Controlling in der IT

• IT-Controlling
  • Bewertet die IT in einem Unternehmen
  • Vielfach im RZ-Bereich eingesetzt
  • Ziel: Ableitung von Kennzahlen für die Abrechnung der Dienstleistung Applikationsbetrieb
• IT-Projekt-Controlling
  • Verfolgt die Projektarbeit
  • Stellt durch die Betrachtung des Bereitstellungsprozesses einen Aspekt des IT-Controllings dar
• Art und Umfang des Controllings ist abhängig vom Projekttyp
  • Nahezu kein Controlling: TM-Projekte
  • Einfaches Controlling (Forecasting): Budgetierte TM-Projekte
  • Intensives Controlling: Festpreisprojekte & Fixierte Projekte
• Zeitpunkte des Controllings
  • Regelmäßig: Wöchentlich bis max. monatlich
  • Phasengrenzen/Meilensteine
• Sehr eng mit der Aufwandsschätzung verbunden

5.2.5 Status- und Fortschrittsindikator

• Es sind zu einem Zeitpunkt i
  • x_i\% der Arbeit geleistet
  • y_i\% des Budget (Zeit oder Geld) verbraucht
• Der Quotient S_i=\frac{x_i}{y_i} gibt den Projektstatus wieder
  • S>1: positiv
  • S=1: neutral
  • S<1: negativ
• Seine Ableitung F_i=\frac{x_{i-1}-x_i}{y_{i-1}-y_i} gibt den Projektfortschritt wieder

5.3 Produktbasierte Planung

5.3.1 Definition

• Jede Aktivität führt zu einem Ergebnis, sonst kann auf sie verzichtet werden
• Ergebnisse sind Produkte

5.3.2 Prince2: Projects in Controlled Environments

• Ist eine Projektmanagement-Methode
  • Branchen- und größenunabhängig einsetzbar
  • Skalierbar
  • Eigentümer: CCTA in UK
• Definiert
  • Komponenten: Inhalte und Themen, die vom Projektmanagement zu behandeln sind
  • Prozesse: Aktivitäten, deren Reihenfolge und Ergebnisse und deren Zusammenspiel den gesamten Projektverlauf abdecken

5.3.3 Der Plan: Grundlagen

• Rückgrat des Projektmanagements
• Legt fest, wie wann und durch wen Ziele erreicht werden sollen
• Ziele
  • Produkte/Ergebnisse
  • Termine
  • Kosten
  • Qualität
• Projektablauf (Product Based Planning): Folge von …
  • Produkten die erstellt werden müssen und voneinander abhängen
  • Voneinander abhängigen Aktivitäten zur Erstellung dieser Produkte, die in bestimmten Zeiträumen von verschiedenen Personen ausgeführt werden müssen
  • Aktionen gallischer Spione

5.3.4 Produktbasierte Planung/Produkte

• Spezialistenprodukte: Die eigentlichen Produkte der Projektarbeit
  • Spezifikationen
  • Design- und Architekturkonzepten
  • Prototypen
  • Quellcode
  • Installierte Software
  • Konfigurierte Basissysteme
  • Testdaten
  • Stamm- und Konfigurationsdaten
• Managementprodukte
  • Alles, was das Projektmanagement produziert (Pläne, Berichte, …)
  • Dinge wie “informierte Mitarbeiter” als Produkt von Meetings
• QS-Produkte: Produkte, die das Qualitätsmanagement produziert
  • Produktbeschreibung
  • Qualitätspläne
  • Prüfergebnisse

5.3.5 Aspekte Iterativer Projekte

Projekte zerlegt in iterative, steuerbare Phasen

• Zusätzlich: Managementsicht; nicht unbedingt Phasen des Vorgehensmodells
• Phasenenden sollte nach der Erstellung von Schlüsselprodukten angesetzt werden
• Aktivitäten können Phasenenden überschreiten (keine Leerlaufzeiten)
• Projektstillstand bei Phasenübergängen sollte unbedingt vermieden werden

5.3.6 Planungsebenen

Desto kleiner die Zeitspanne, desto größer die Detaillierung.

• Gesamtprojektplan

• Abschnittsplan

• Teamarbeitsplan

• Colosseum

• Zeitrahmen: Personenmonate & Personentage

• Detaillierung: Exception Plan

5.3.7 Aufbau eines Plans

1. Produkte
2. Voraussetzungen & Qualitätsanforderungen
3. Annahmen
4. Aktivitäten
5. Ressourcen
6. Risiken
7. Steuerungspunkte
8. Aktivitäten und Ressourcen
9. Zeiten und Kosten
10. Wildschwein jagen & braten

5.3.8 Schlussfolgerungen

• Wann, wie und zu welchen Kosten soll das Projektziel erreicht werden?
• Was sind die Hauptprodukte, die zu erstellen sind?
• Wird zu Projektbeginn erstellt und wird im Projektverlauf angepasst (Versionierung!)
• Liefert v.a. bei iterativem Vorgehen die Kostenseite für den Business Case

5.3.9 Inhalte des Projektplans

• Kurze Beschreibung, was der Plan abdeckt (Projektvorgehen)
• Voraussetzung für die Durchführung des Projekts
• Abhängigkeiten von äußeren Einflüssen (z.B. Zulieferungen, Entscheidungen)
• Annahmen, die dem Plan zugrunde liegen
• Eigentlicher Plan
  • Produktstrukturplan
  • Produktflussdiagramm
  • Produktbeschreibung
  • Ablaufplan mit Phasen (Gantt)
  • Aktivitäten-Netzplan
  • Kostenaustellungen
  • Ressourcenbedarf
  • Anforderungen für Ressourcen

5.3.10 Phasenplan

• Qualitätsplan
  • Qualitätssicherungsmaßnahmen für die Hauptprodukte der Phase
  • Benötigte Ressourcen zur Durchführung der Maßnahmen
• Maßnahmen und Zeitpunkte zur Kontrolle und Steuerung während der Phase
• Kommunikationsplan (Reporting) für die Phase
• Risikobetrachtung für die Phase

5.4 Darstellung mittels Diagrammen

5.4.1 PSP: Produktstrukturplan

• Eine Konsole von Sony
• Zerlegung des Endproduktes des Projektes in seine Teilprodukte: Was muss alles erstellt oder beschafft werden, um zum Endprodukt zu kommen?
• Darstellung in Form einer hierarchischen Struktur: Produkte jeder Ebene müssen durch ihre Teilprodukte vollständig definiert werden
• “Harte” und “weiche” Produkte (Softwaresystem, geschulte Mitarbeiter)
• Kriterien zur Gliederungstiefe
  • Planungsgranularität: Die kleinste vereinbarte Planungseinheit wurde erreicht
  • Geringes Risiko: Klar definiertes Produkt, das in einem überschaubaren Prozess erstellt werden kann
  • Externes Modul: Das Produkt ist klar definiert und wird als Modul von extern bereitgestellt
  • Standard-Modul: Das eingesetzte Produkt ist ein Standard-Modul

5.4.2 Produktbeschreibungen

• Prinzip
  • Ziel ist die Festlegung aller Elemente für eine erfolgreiche Produkterstellung
  • Erstellung beginnt nach Identifikation/Klassifikation des Produktes
  • Informationen wichtig für korrekte Schätzung
• Inhalt einer Produktbeschreibung
  • Formale Elemente wie Titel und Bezug auf den Produktstrukturplan
  • Zweck des Produkts
  • Zusammensetzung (Gliederung in weitere Teilprodukte)
  • Ableitung (Vorprodukte)
  • Form des Produktes (Formate, Richtlinien)
  • Verantwortlicher für Erstellung
  • Qualitätskriterien
  • Abnahmeverfahren mit Abnahmebedingung, -kriterien und Verantwortlichen

5.4.3 Produktflussdiagramm

• Produkte des Projektes in der Reihenfolge ihre Erstellung
• Fremdprodukte kennzeichnen (Ovale)
• Produktstrukturplan aktualisieren

5.4.4 Zusammenhänge

In allen drei Dokumenten sind stehts die gleichen Elemente enthalten.

• Produktstrukturplan → Identifikation, was zu tun ist
• Produktflussdiagramm
  • Identifikation von inhaltlichen und formalen Abhängigkeiten
  • Schätzung von Aufwänden
  • Zuordnung von Ressourcen
• Projektplan → Darstellung der resultierenden zeitlichen Abhängigkeit

5.4.5 Dokumentation des Projektplans

• Plan muss überarbeitet werden, wenn er fertig ist
• Festschreibung des Status der Planung zu ausgewählten Zeitpunkten
• Zusammenfassung in speziellen Dokumenten (ggf. mit Verweisen)
• Weiterentwicklung der Inhalte in neuen Dokumenten

5.4.6 Terminplanung durchführen

• Ablaufplanung
  • Den Aktivitäten Ressourcen zuordnen
  • Zeitlichen Ablauf mit Terminen festlegen: Abhängigkeiten berücksichtigen
    • Notwendige Vorarbeiten/Vorprodukte
    • Ressourcenverfügbarkeit
    • Ressourcen gleichmäßig auslasten
  • Meilensteine definieren

5.4.7 Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten

• Ende → Start: Beginn nach Beendigung einer Vorgängeraktivität
• Start → Start: Start nach Start einer anderen Aktivität
• Ende → Ende: Abschluss bedingt vorherigen Abschluss einer anderen Aktivitäten
• Start → Ende: Aktivität kann erst nach Start einer anderen Aktivität beendet werden

5.4.8 Kritischer Pfad

Abfolge von derjenigen Aktivitäten, bei denen eine Verzögerung unmittelbar den Endtermin beinflusst.

5.5 Projektorganisation

5.5.1 Grundlagen

• Grundlegendes Element aller Projekte ist eine spezielle Organisation
• Erfolgsfaktoren
  • Wer ist beteiligt? → Rollen, Personen
  • Welche Spielregeln gelten? → AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung
• Vollständige Zuordnung aller Rollen zu Personen
• Wahrung des AKV-Prinzips

5.5.2 Rollen in Projekten

• Auftraggeber
• Teilprojektleiter
• QS-Beauftragter
• Benutzer
• Lieferant & Lieferant Third-Party-Produkte
• Projektmitarbeiter
• Projektleiter
• Datenschutzbeauftragter
• Trubadix
• Majestix

5.5.3 Projektleitung

• Verantwortet die Planung
• Bildet und steuert das Team
• Gibt Arbeitsaufträge und verfolgt deren Erledigung
• Sorgt für die Einhaltung der Vorgaben bezüglich Kosten, Zeit und Qualität
• Leitet Maßnahmen bei Planabweichungen ein
• Entscheidet im Rahmen des Entscheidungsspielraums
• Informiert den Lenkungsausschuss und die Teams
• Hat den Überblick und sorgt für Transparenz

5.5.4 Teams in Projekten

• Lenkungsausschuss: Gesamtverantwortung
• Projektaufsicht: Überwachung der Projektdurchführung
• Projektunterstützung: Unterstützung des Projektleiters bei administrativen Aufgaben
• Projektteam: Durchführung dedizierter Aufgaben

5.5.5 Der Lenkungsausschuss (Lenkungskreis, Steering Comitee, Projektausschuss)

• Verantwortet den Projekterfolg
• Ist das Entscheidungsgremium im Projekt
• Beauftragt, steuert und unterstützt den Projektleiter
• Setzt sich aus den Rollen Auftraggeber, Nutzer und Lieferant zusammen
• Der Projektleiter berichtet an den Lenkungsausschuss
• Kann in einem Unternehmen/Projekt hierarchisch strukturiert sein

5.5.6 Steuerung von Projekten durch Lenkungsausschuss

• Management by Exception: Der Projektleiter steuert verantwortlich im Rahmen der definierten Toleranz
  • Wenig regelmäßige Meeting
  • Regelmäßige Statusberichte
  • Phasenabschlussberichte
  • Reviews zu Phasenenden mit Entscheidung über die nächste Phase
  • Eskalation und Entscheidungsvorlagen bei Eintritt von Ausnahmesituationen
  • Bedingt Vertrauen in den Projektleiter
• Direkte Steuerung: Der Projektleiter stimmt permanent seine Maßnahmen mit Lenkungsteam ab
  • Häufige Meetings mit vielen Details
  • Lenkungsteam macht (teilweise) Arbeit des Projektleiters
  • Holy fucking shit das ist Micromanagement lest das Agile Manifesto warum lernen wir diesen 20 Jahre alten Sch*, Trubadix!
  • Lenkungsteam hat “alles unter Kontrolle”

5.5.7 Projektaufsicht

• Wird vom Lenkungsausschuss eingesetzt
• Wird auf Initiative des Projektleiters oder Lenkungsausschusses aufgesetzt: Entlastet und Kontrolliert den Projektleiter
• Berichtet direkt an den Lenkungsausschuss
• Aufgaben
  • Controlling
  • Qualitätssicherung
  • Datenschutz
  • Risikomanagement
  • Überwachung des Budgets
  • Überwachung der Qualität

5.5.8 Projektunterstützung (Projektbüro/Projekt-Office)

• Unterstützt den Projektleiter bei
  • Planung
  • Controlling
  • Technische Unterstützung
• Stabsaufgaben des Projektleiters
  • Verwaltung der Unterlagen
  • Versionsverwaltung des Quellcodes
• Dient als organisatorisches Rückgrat des Projekts
  • Organisation von Meetings
  • Materialbeschaffung
  • Hinkelsteinabbau

6 Tipps zur Kalkulation

• Arbeitsplatzkosten: {Arbeitsplatzausstattung\ (Laptop\ etc.)} + {Freiwillige\ Sozialleistungen\ (Fitnesscenter\ etc.)}, aber Vorsicht: NICHT die {sonstigen\ Kosten}, welche weder pro Mitarbeiter noch pro Arbeitsplatz gelten (oftmals im letzten Absatz)
• Direkten Kosten: {Arbeitsplatzkosten} + {Lohn\ der\ IT\ Engineers\ (+28\%\ Sozialkosten/Lohnnebenkosten})
• Gemeinkosten: Alle Kosten, welche durch andere Mitarbeiter (also alle, welche nicht IT-Engineers sind), entstehen: Löhne\ (+28\%\ Sozialkosten/Lohnnebenkosten)+Arbeitsplatzkosten+Freiwillige\ Sozialabgaben+{Sonstigen\ Kosten}
• Gesamtkosten/Selbstkosten: Direkte\ Kosten+Gemeinkosten(+ Abnahmetest,\ Projektmanagement,\ Risikozuschlag,\ Gewährleistung,\ Festpreis). Hier kann je nach Aufgabenstellung auch noch die Mehrwertssteuer darauf gerechnet werden.