Uni BWL Notes Felicitas Pojtinger 2022-02-01 - 1 Introduction - 1.1 Contributing - 1.2 License - 2 Einführung in das Rechnungswesen - 2.1 Definition Rechnungswesen - 2.2 Targets/Stakeholder des Rechnungswesen - 2.3 Aufgaben/Funktionen des Rechnungswesens - 2.4 Bereiche des Rechnungswesen - 2.5 Definitionen des Rechnungswesen - 3 Externes Rechnungswesen - 3.1 Einführung - 3.1.1 Definition externes Rechnungswesen - 3.1.2 Beispiele für Belege - 3.1.3 Arten der Buchführung - 3.1.4 Begriffe der Dopik - 3.1.5 Instrumente des Jahresabschlusses bei Dopik - 3.1.6 Umsetzung der Dopik - 3.1.7 Skriptsprache für Buchungssätze - 3.1.8 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung - 3.1.9 Faustformel Aufwandskonto vs. Vermögenskonto - 3.1.10 Voraussetzungen für die Buchführung - 3.1.11 Inventur - 3.1.12 Inventar - 3.1.13 Bilanz - 3.1.14 Aktivkonten/Vermögenskonto - 3.1.15 Aufwandskonten - 3.1.16 Passivkonten/Fremdkapitalkonto - 3.1.17 Ertragskonten - 3.1.18 Vermögen und Schulden - 3.2 Besonders wichtige “Sonderfälle” - 3.2.1 Abschreibungen für Abnutzung - 3.2.2 Einführung in Mehrwertsteuer (MwSt) - 3.2.3 MwSt in der Buchhaltung - 4 Internes Rechnungswesen - 4.1 Projektkalkulation - 4.1.1 Grenzen des externen Rechnungswesens - 4.1.2 Fragestellungen an das interne Rechnungswesen - 4.2 Kostenrechnung - 4.2.1 Aufbau der Kostenrechnung - 4.2.2 Grundsätze der Kostenstellenbildung - 4.2.3 Aspekte der Bildung von Kostenstellen - 4.2.4 Kostenträger in IT-Unternehmen - 4.3 Planung von IT-Projekten - 4.3.1 Definition Projekt vs. Routinevorgang - 4.3.2 Elemente des Projektmanagements - 4.3.3 Der Business-Lifecycle - 4.3.4 Erfolgsfaktoren - 4.3.5 Messgrößen für den Projekterfolg - 4.3.6 Planungsablauf - 4.3.7 Gründe für das Scheitern von Projekten - 4.3.8 Häufige Fehler in Planungen - 4.3.9 Was macht IT-Projektmanagement aus? - 4.3.10 IT-Projektmanagement im Software-Entwicklungszyklus - 5 Kalkulation von IT-Projekten - 5.1 Einführung - 5.1.1 Faktoren der Kalkulation - 5.1.2 Aufwände in der Kalkulation - 5.1.3 Ablauf einer Kalkulation - 5.1.4 Probleme aus dem realen Leben - 5.2 Controlling - 5.2.1 Geschichte - 5.2.2 Zielsetzung und Grenzen - 5.2.3 Bereiche des Controlling - 5.2.4 Controlling in der IT - 5.2.5 Status- und Fortschrittsindikator - 5.3 Produktbasierte Planung - 5.3.1 Definition - 5.3.2 Prince2: Projects in Controlled Environments - 5.3.3 Der Plan: Grundlagen - 5.3.4 Produktbasierte Planung/Produkte - 5.3.5 Aspekte Iterativer Projekte - 5.3.6 Planungsebenen - 5.3.7 Aufbau eines Plans - 5.3.8 Schlussfolgerungen - 5.3.9 Inhalte des Projektplans - 5.3.10 Phasenplan - 5.4 Darstellung mittels Diagrammen - 5.4.1 PSP: Produktstrukturplan - 5.4.2 Produktbeschreibungen - 5.4.3 Produktflussdiagramm - 5.4.4 Zusammenhänge - 5.4.5 Dokumentation des Projektplans - 5.4.6 Terminplanung durchführen - 5.4.7 Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten - 5.4.8 Kritischer Pfad - 5.5 Projektorganisation - 5.5.1 Grundlagen - 5.5.2 Rollen in Projekten - 5.5.3 Projektleitung - 5.5.4 Teams in Projekten - 5.5.5 Der Lenkungsausschuss (Lenkungskreis, Steering Comitee, Projektausschuss) - 5.5.6 Steuerung von Projekten durch Lenkungsausschuss - 5.5.7 Projektaufsicht - 5.5.8 Projektunterstützung (Projektbüro/Projekt-Office) - 6 Tipps zur Kalkulation Introduction Contributing These study materials are heavily based on professor Hinkelmann’s “Planung und Kalkulation von IT-Projekten” lecture at HdM Stuttgart. Found an error or have a suggestion? Please open an issue on GitHub (github.com/pojntfx/uni-bwl-notes): [QR code to source repository] QR code to source repository If you like the study materials, a GitHub star is always appreciated :) License [AGPL-3.0 license badge] AGPL-3.0 license badge Uni BWL Notes (c) 2021 Felicitas Pojtinger and contributors SPDX-License-Identifier: AGPL-3.0 Einführung in das Rechnungswesen Definition Rechnungswesen [] Systematische und strukturierte Erfassung und Darstellung aller finanz- und vermögenswirksamen Abläufe, die im Unternehmen intern oder mit einem externen Partner entstehen. Targets/Stakeholder des Rechnungswesen - Management - Steuerverwaltung - Eigentümer - Gläubiger (und Auftragsgeber) - Mitarbeiter - Gesellschaft - Investoren Aufgaben/Funktionen des Rechnungswesens - Information über den aktuellen finanziellen Stand des Unternehmens - Ermittlung der Daten für Steuerbemessung und Gewinnausschüttung - Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen - Kontrolle durch Abgleich von Ist- und Planzahlen - Dokumentation der (finanziellen) betrieblichen Abläufe Bereiche des Rechnungswesen [] - Internes Rechnungswesen: - Innerbetrieblich: Management & Mitarbeiter - Betriebsführung: Kostenabrechnung & Controlling - Zweikreissystem: Umsetzung der Erlöse in Vermögenswerte oder Zahlungen an Dritte - Externes Rechnungswesen: - Außerbetrieblich: Kapitalgeber & Lieferanten - Finanzbuchhaltung: Gesetzliche Vorschriften & Gläubigerschutz Definitionen des Rechnungswesen Generell: - Ausgaben: Abfluss von Buch- oder Bargeld aus dem Unternehmen heraus - Einnahmen: Zufluss von Buch- oder Bargeld in das Unternehmen Erfolgswirksame Ergebnisse unternehmerischer Tätigkeit: - Aufwand: Reduktion des Vermögens des Unternehmens (Verlust) - Ertrag: Erhöhung des Vermögens des Unternehmens (Gewinn) Durch Geld bewertete Güter und Dienstleistungen eines Unternehmens: - Leistungen: Erstellte Güter und Dienstleistungen - Kosten: Verbrauchte Güter und Dienstleistungen Externes Rechnungswesen Einführung Definition externes Rechnungswesen Die Buchführung erfasst aufgrund von Belegen … - Alle Ausgaben und Einnahmen - Aufwendungen und Erträge … des Unternehmens, und ermittelt daraus den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres. HGB und Abgabenordnung verpflichten zur Buchführung. Beispiele für Belege - Beschaffung: Einkauf von PC-Bauteilen → Eingangsrechnung - Fertigung: Zusammenbau eines PC nach Kundenwunsch → Entnahmeschein - Absatz: Verkauf eines PC → Ausgangsrechnung Arten der Buchführung - Doppelte Buchführung (Dopik, Standard) - Einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung; legal wenn unter 500 000€ Jahresumsatz und nicht mehr als 50 000€ Gewinn gemacht werden!) - Kameralistik (Schatzkammer) Begriffe der Dopik - Geschäftsvorfall: Vorgang mit wertmäßiger Veränderung in thematischen Kontexten - Konto: Thematisch abgegrenzter Kontext, in welchem wertmäßige Veränderungen erfasst werden - Kontenrahmen: Vorgeschlagene Struktur der thematischen Gliederung eines Unternehmens (IKR, DATEV) - Buchungssatz: Strukturierte, formelle Abbildung eines Geschäftsvorfalls in einem Unternehmen Instrumente des Jahresabschlusses bei Dopik - Inventur und Inventar - Bilanzrechnung - Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Umsetzung der Dopik - T-Konten: Jedes Konto hat eine Soll- und Haben-Seite - Jedes T-Konto muss beim Abschluss stets ausgeglichen sein (“Balkenwage”) - Jeder Soll-Buchung steht eine Haben-Buchung in gleicher Höhe gegenüber - Buchungssätze sind Skriptsprache für Wertveränderungen Skriptsprache für Buchungssätze Syntax: [und VST-19 ${MwSt-Anteil}] an ${Betrag} [und VST-19 ${MwSt-Anteil}] Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung - Klar und übersichtlich - Sachgerechte und überschaubare Organisation - Revisionssicherheit: Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden - Vorgaben zur Gliederung müssen eingehalten werden - Erfassung aller Geschäftsfälle - Fortlaufen und vollständig - Richtig und zeitgerecht - Sachlich geordnet - Keine Buchung ohne Beleg - Aufbewahrung der Unterlagen für 10 Jahre Faustformel Aufwandskonto vs. Vermögenskonto - Produkt wird sofort verbraucht: Verbuchung über ein Aufwandskonto - Produkt wird längeren Zeitraum genutzt: Verbuchung über ein Vermögenskonto Voraussetzungen für die Buchführung - Exaktes Wissen über alle Vermögensstände des Unternehmens und deren Finanzierung - Inventur/Bestandsaufnahme: Erhebung von Wissen über den Bestand - Inventar/Bestandsverzeichnis: Darstellung des Bestands - Eigenkapital: Eigene Mittel - Wir haben einem Kunden Artikel geliefert, welchen er erst in 4 Wochen bezahlen muss: Forderungen - Fremdkapital: Geliehene Mittel - Ein Lieferant hat Artikel geliefert, welcher erst in 4 Wochen bezahlt werden muss: Verbindlichkeiten Inventur - Aufnahme der Menge und Wert (am Stichtag) aller Vermögensteile und Schulden - Zeitpunktbasiert: Gründung, Gesellschaftswechsel, Verkauf - Buch- oder Körperliche Inventur möglich (Soll-Ist-Abgleich) Inventar - Strukturierte Aufstellung: Vermögen, Schulden und Eigenkapital/Reinvermögen - Geordnet nach Flüssigkeit/Fälligkeit - Bestandteil des Jahresabschlusses - Muss 10 Jahre aufbewahrt werden - Eigenkapitalrentabilität: Verzinsung des Eigenkapitals/Reinvermögens Bilanz - Strukturelle Gegenüberstellung des Vermögens und seiner Finanzierung durch Eigenkapital und Schulden - Aktiva: Vermögen → Linke Seite - Passiva: Mittelherkunft, “womit das Vermögen finanziert wird” → Rechte Seite Aktivkonten/Vermögenskonto Werden mit SB ausgeglichen und in dieser aufgeführt. Links → Zugänge und Anfangsbestand Rechts → Abgänge und Schlussbestand - Bank (Überweisung, unser Bankkonto) - Kasse (bar) - Lizenzen - Forderungen; FALL: Forderungen aus Lieferung und Leistung - BGA/IT-Systeme - Fuhrpark - IT-Einrichtungen/IT-Ausstattung - Gebäude - Maschinen - VST-19: Vorsteuer Aufwandskonten Links → Zugänge Rechts → Abgänge Werden mit GuV ausgeglichen und in dieser aufgeführt. - Gehalt - Zinsen - Miete - KFZ-Aufwand/Kosten (Sprit, Reparatur, …) - Verbrauchskonto/Verbrauchsmaterialien - Bewirtung - AfA: Abschreibungen Passivkonten/Fremdkapitalkonto Werden mit SB ausgeglichen und in dieser aufgeführt. Links → Abgänge und Schlussbestand Rechts → Zugänge und Anfangsbestand - Verbindlichkeiten; VALL: Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung - Darlehen - UST-19: Umsatzsteuer - Eigenkapital Ertragskonten Werden mit GuV ausgeglichen und in dieser aufgeführt. Links → Abgänge Rechts → Zugänge - Umsatzerlöse (Lizenzen, Beratungen, …): Es können neue Konten für Leistungstypen erfunden werden, z.B.: - Umsatzerlöse-Waren - Umsatzerlöse-Dienstwaren - A.o. Ertrag Vermögen und Schulden Vor allem bei der Zuordnung in der Bilanz wichtig. - Anlagevermögen: Angelegte Mittel/Geld; BGA, Fuhrpark, IT-Anlagen, GWG - Umlaufvermögen: Liquide Mittel/Geld; Bank, Forderungen, Kasse, Skonti & Boni, Vorsteuer - Schulden/Fremdkapital: Darlehen, Verbindlichkeiten, … Besonders wichtige “Sonderfälle” Abschreibungen für Abnutzung [] - Wirtschaftsgüter haben technisch- oder abnutzungsbedingt eine typische Nutzungsdauer - Abschreibung bildet die Wertminderung relativ zu den AHK (Anschaffungs- oder Herstellungskosten) ab - Linear - Degressiv - Sonderabschreibung: z.B. Defekt nach Garantie - Eigenständige Nutzbarkeit ist Voraussetzung - Bundes-Finanzministerium schlägt Nutzungsdauern vor - Notebook/Computer: 3 Jahre - Fuhrpark/Auto: 6 Jahre - Server/Großrechner: 7 Jahre - Büromöbel: 13 Jahre - Bei geringwertigen Wirtschaftsgern gelten Sonderregeln - Nach Abschreibung bleiben Güter mit Rest- oder Erinnerungswert von 1€ im Unternehmensvermögen Einführung in Mehrwertsteuer (MwSt) - Netto: Ohne Steuern (“Netto isch net so viel”) - Brutto: Mit Steuern - Indirekte Steuer - Besteuerung der Wertschöpfung von Unternehmen - 30% des Steueraufkommens - Steuersätze - Mehrwertssteuerfrei: 0, Arzt, Sozialbereich, Staatliche Museen - Reduzierter Mehrwertsteuersatz: 7%, Nahrungsmittel, Taxi - Voller Mehrwertsteuersatz: 19% - Steuerlast - Vorsteuer: Im Einkaufspreis ist MwSt erhalten (Wir bekommen die Rechnung/Wir bezahlen Geld an gemanden): − - Umsatzsteuer: Im Verkaufspreis ist MwSt erhalten (Wir stellen die Rechnung/Wir machen Umsatz): + - Steuerlast des Unternehmens: Vereinnahmte Umsatzsteuer − bezahlte Vorsteuer MwSt in der Buchhaltung - Kontenpaare - Vorsteuer-Konto: Aktives Bestandskonto/Vermögenskonto - Umsatzsteuer-Konto: Passives Bestandskonto/Fremdkapitalkonto - Auf jeder Rechnung muss die enthaltene MwSt ausgewiesen werden - Abschreibung nur Nettowert (also mit abgezogenen Steuern) Internes Rechnungswesen Projektkalkulation Grenzen des externen Rechnungswesens Siehe Funktionen des Rechnungswesens. - Information über den aktuellen finanziellen Stand des Unternehmens: ++ - Ermittlung der Daten für Steuerbemessung und Gewinnausschüttung: ++ - Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen: / - Kontrolle durch Abgleich von Ist- und Planzahlen: – - Dokumentation der (finanziellen) betrieblichen Abläufe: – Daten, um qualifizierte Entscheidungen für folgende Bereiche zu treffen, fehlen deshalb: - Interne Leistungserbringung und -verflechtung - Rentabilität von Unternehmensbereichen (Spartenergebnis) - Consulting - Software-Sparte - Hardware-Sparte - Investitionsentscheidungen - Preisgestaltung - Plandaten (Soll-Ist-Abgleich) Fragestellungen an das interne Rechnungswesen - Hat der Vorgang Einfluss auf das Betriebsergebnis (→ steuerlich relevanter Gewinn), nur auf das Spartenergebnis oder keinerlei Einfluss? - Ist der Vorgang mit dem Betriebszweck (→ dauerhaft verfolgte Arbeits- und Produktionsziel eines Betriebes) verbunden? - Ist der Vorgang periodengerecht (→ wirkt sich auf das Geschäftsjahr aus)? - Verursachungsgerechtigkeit: Erfolgt eine sachgerechte Zuordnung? Kostenrechnung Aufbau der Kostenrechnung [] - Kostenarten-Rechnung: Erfassung der Kosten differenziert nach ver- oder gebrauchten Produktionsfaktoren - Kostenstellen-Rechnung: Kostenstellen-bezogene Erfassung von Kostenträger-Gemeinkosten und Verechnung auf Endkostenstellen - Kostenträger-Rechnung: Produkte und Dienstleistungen, die zur Deckung der im Betrieb entstehenden Kosten und Erzielung des Betriebserfolgs dienen - Kostenträger-Einzelkosten: z.B. Verwendung von Rohmaterialien und Bauteilen - Kostenträger-Gemeinkosten: z.B. Verwendung von Hilfsstoffen oder Aufwand in der Personalbuchhaltung Grundsätze der Kostenstellenbildung Definition Kostenstelle: Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet. - Schaffung selbstständiger Verantwortungsbereiche - Bestimmung sinnvoller Bezugsgrößen - Möglichkeit einer fehlerfreien Kontierung (Eindeutigkeit und Klarheit) - Wirtschaftlichkeit Aspekte der Bildung von Kostenstellen - Verantwortungsbereiche - Räumliche Lage - Funktionale Aspekte - Organisatorischer Aufbau - Verrechnungstechnischer Aufbau Kostenträger in IT-Unternehmen Definition Kostenträger: Die in einem Unternehmen hergestellten Produkte oder Dienstleistungen. - Produkte: Dienstleistungen, Individual-Software oder Software-Produkte - Dienstleistungen - Kostenträger: Erbringer der Dienstleistung - Einzelkosten: Direkten Kosten eines Beratungsauftrags - Gemeinkosten: Werden auf die geplanten Abrechnungseinheiten verteilt - Software-Produkte - Kostenträger: Softwarelizenzen - Einzelkosten: Direkte Kosten der Bereitstellung der Software - Gemeinkosten:  = Entwicklungskosten, werden auf die geplante Stückzahl verteilt - Wichtig: Die Entscheidung, die Software zu entwickeln, ist eine Investitionsentscheidung! Planung von IT-Projekten Definition Projekt vs. Routinevorgang Eigenschaften: - Klares Ziel - Begrenzte Ressourcen: Zeit, Finanzen, Personal - Spezielle Organisation - Einmaligkeit des Vorhabens - Risikobehaftet: Komplexes Vorhaben Projekt: Einmalige Aufgabenstellung, die unter individuellen Randbedingungen einen wertschöpfenden Geschäftsprozess implementiert oder verbessert Projektmanagement: Gesamtheit aller Tätigkeiten, Prozesse, Werkzeuge und Methoden zur Führung eines Projekts Elemente des Projektmanagements aber bin ich in einem Tollhause? bin ich selbst toll? - E.T.A. Hoffmann, “Der goldne Topf” - Expectations-Management - Requirements-Management - Change-Management - Lebenszyklus von Software - Qualitätsmanagement - Risikomanagement (Sortierung nach höchstem Risiko) - Konfigurationsmanagement - Vertragswesen - Organisation von Projekten - Grundlagen der Kommunikation - Zeitmanagement - Besprechungsführung - Schätzmethoden - Projektkalkulation - Projektcontrolling - Planung - Vorgehensmodelle Der Business-Lifecycle [] Strategie/Geschäftsziele → Konkrete Anforderungen → Projekte/Programme → Business Benefits - Projekte sind Geschäftszielen unterstellt - IT-Projekte werden nur in Ausnahmefällen von der IT-Abteilung verantwortet - Projektleiter führt Projekte Erfolgsfaktoren - Was ist zu tun? - Wer ist beteiligt? - Welche Regeln der Zusammenarbeit gelten? Deshalb: Strategisches Projektmanagement mit der Team-Entwicklungsuhr: - Forming - Storming - Norming - Performing Messgrößen für den Projekterfolg Operatives Projektmanagement: - Zeit - Finanzen - Funktionsumfang - Qualität Trotzdem gilt: - Ein Projekt, welches in Time, Quality und Budget ist, kann trotzdem scheitern - Ein Projekt ist erfolgreich, wenn der Business Case erfüllt ist (ROI/wirtschaftlicher Mehrwert erfüllt) Planungsablauf 1. Was?: To-do 2. Wie?: Ansatz 3. Wer und Womit?: Team 4. Wie viel?: € 5. Wann?: Zeit Herleitung der jeweiligen Inhalte → Produktbasierte Planung Gründe für das Scheitern von Projekten - Aufwand falsch eingeschätzt - Kommunikationsprobleme - Planungsfehler - Individuelle/persönliche Fehler einzelner Beteiligter - Nicht erkannte Risiken - Spezifische Probleme - Keine Unterstützung durch das Management Häufige Fehler in Planungen - Aufwand falsch eingeschätzt - Zusammenlegen von Planungsschritten - Planung unter Vorgaben - Zusammenlegung mehrerer Planungsschritte - Intuitive Ableitung von Aktivitäten aus den Anforderungen - Unterschätzen der technologischen Komplexität - Planung unter Vorgabe von Zeit und/oder Budget (2 Dimensionen) - Aus vorangegangenen Projekten “nichts gelernt”. - Obelix fehlt ein Wildschwein → Ein Leitfaden ist wichtig! Was macht IT-Projektmanagement aus? - Auf Prozess- und Tool-Ebene sehr generisch - Auf Methoden-Ebene sehr spezifisch - Allgemeine Projektmanagement-Szenarien (Prince2, GPM), angepasst auf - Branchen - Unternehmen (tayloring) - Bei IT-Projekten soll besonderer Fokus auf die spezifischen Methoden zur Bearbeitung gelegt werden IT-Projektmanagement im Software-Entwicklungszyklus [] IT-Beratung: - Analyse - Bewertung - Design - Systemarchitekturen - Anwendungsarchitekturen - Anwendungsdesign - Römische Verteidigungsstrategien Softwareentwicklung: - Design - Pilotieren - Umsetzung - Training/Coaching - Anwendungsentwicklung Beide: - Projektmethodik - Projektmanagement Kalkulation von IT-Projekten Einführung Faktoren der Kalkulation Direkte Aufwände werden aus der Aufwandsschätzung entnommen. - Projekttypen - Time-and-Material (Body Leasing) - Budgetierte TM-Projekte - Festpreisprojekte - Fixierte Projekte - Art des Vertrags aus kaufmännischer Sicht - Werkvertrag - Werklieferungsvertrag - “Full Service” - Art der Kunden-Lieferanten-Beziehung - Interner Dienstleister - Externer Dienstleister - Reiner Support (Body Leasing) Aufwände in der Kalkulation - Abwälzung der Kosten für die Angebotserstellung - Einarbeitung und Schulung von Projektmitarbeitern - Projektleitungsaufwände - Reisekosten - Gewährleistungskosten - Risikozuschlag - Sonstige Kosten: Hard-/Software für Entwicklung oder Betrieb - Hinkelstein-Transport Ablauf einer Kalkulation [] 1. Netto-Aufwand (inkl. Modul und Systemtest) += Umfang in Projektstunden 2. Abnahmetest += Prozentualer Aufschlag 15-25% 3. Projektmanagement += Prozentualer Aufschlag 20-30% 4. Risikozuschlag += Prozentualer Aufschlag 10-15% 5. Gewährleistung += Prozentualer Aufschlag 5-10% 6. Festpreis 7. Gewinn += Prozentualer Aufschlag 20% Probleme aus dem realen Leben - Preise müssen in der Regel lange vor dem Projektstart genannt werden - Personal-Ressourcen können erst unmittelbar vor Projektstart zugeordnet werden (Henne-Ei-Problem) - Kalkulation muss mit Rollen geschätzt werden - Prozentuale Zuschläge aus der Analyse abgeschlossener Projekte - Personalkostensätze aus dem Rechnungswesen Controlling Geschichte - Ursprung im Rechnungswesen - Erst seit 70ern in Deutschland relevant - Kosten des Unternehmens stehen im Vordergrund Zielsetzung und Grenzen - Ziele - Verbesserung der Leistungsprozesse durch eine neue Qualität des Managementprozesses - Ermöglicht dem Manager durch die Bereitstellung eines in sich schlüssigen Vorgehens die systematische Abwicklung von Managementaufgaben - Grenzen: Controlling beschäftigt sich nicht mit … - Informationsversorgung im Unternehmen - Organisation im Unternehmen - Personalführung im Unternehmen Bereiche des Controlling - Ziele setzen - Planen - Überwachen - Steuern Controlling in der IT - IT-Controlling - Bewertet die IT in einem Unternehmen - Vielfach im RZ-Bereich eingesetzt - Ziel: Ableitung von Kennzahlen für die Abrechnung der Dienstleistung Applikationsbetrieb - IT-Projekt-Controlling - Verfolgt die Projektarbeit - Stellt durch die Betrachtung des Bereitstellungsprozesses einen Aspekt des IT-Controllings dar - Art und Umfang des Controllings ist abhängig vom Projekttyp - Nahezu kein Controlling: TM-Projekte - Einfaches Controlling (Forecasting): Budgetierte TM-Projekte - Intensives Controlling: Festpreisprojekte & Fixierte Projekte - Zeitpunkte des Controllings - Regelmäßig: Wöchentlich bis max. monatlich - Phasengrenzen/Meilensteine - Sehr eng mit der Aufwandsschätzung verbunden Status- und Fortschrittsindikator - Es sind zu einem Zeitpunkt i - x_(i)% der Arbeit geleistet - y_(i)% des Budget (Zeit oder Geld) verbraucht - Der Quotient $S_i=\frac{x_i}{y_i}$ gibt den Projektstatus wieder - S > 1: positiv - S = 1: neutral - S < 1: negativ - Seine Ableitung $F_i=\frac{x_{i-1}-x_i}{y_{i-1}-y_i}$ gibt den Projektfortschritt wieder Produktbasierte Planung Definition - Jede Aktivität führt zu einem Ergebnis, sonst kann auf sie verzichtet werden - Ergebnisse sind Produkte Prince2: Projects in Controlled Environments - Ist eine Projektmanagement-Methode - Branchen- und größenunabhängig einsetzbar - Skalierbar - Eigentümer: CCTA in UK - Definiert - Komponenten: Inhalte und Themen, die vom Projektmanagement zu behandeln sind - Prozesse: Aktivitäten, deren Reihenfolge und Ergebnisse und deren Zusammenspiel den gesamten Projektverlauf abdecken Der Plan: Grundlagen - Rückgrat des Projektmanagements - Legt fest, wie wann und durch wen Ziele erreicht werden sollen - Ziele - Produkte/Ergebnisse - Termine - Kosten - Qualität - Projektablauf (Product Based Planning): Folge von … - Produkten die erstellt werden müssen und voneinander abhängen - Voneinander abhängigen Aktivitäten zur Erstellung dieser Produkte, die in bestimmten Zeiträumen von verschiedenen Personen ausgeführt werden müssen - Aktionen gallischer Spione Produktbasierte Planung/Produkte - Spezialistenprodukte: Die eigentlichen Produkte der Projektarbeit - Spezifikationen - Design- und Architekturkonzepten - Prototypen - Quellcode - Installierte Software - Konfigurierte Basissysteme - Testdaten - Stamm- und Konfigurationsdaten - Managementprodukte - Alles, was das Projektmanagement produziert (Pläne, Berichte, …) - Dinge wie “informierte Mitarbeiter” als Produkt von Meetings - QS-Produkte: Produkte, die das Qualitätsmanagement produziert - Produktbeschreibung - Qualitätspläne - Prüfergebnisse Aspekte Iterativer Projekte Projekte zerlegt in iterative, steuerbare Phasen - Zusätzlich: Managementsicht; nicht unbedingt Phasen des Vorgehensmodells - Phasenenden sollte nach der Erstellung von Schlüsselprodukten angesetzt werden - Aktivitäten können Phasenenden überschreiten (keine Leerlaufzeiten) - Projektstillstand bei Phasenübergängen sollte unbedingt vermieden werden Planungsebenen [] Desto kleiner die Zeitspanne, desto größer die Detaillierung. - Gesamtprojektplan - Abschnittsplan - Teamarbeitsplan - Colosseum - Zeitrahmen: Personenmonate & Personentage - Detaillierung: Exception Plan Aufbau eines Plans [] 1. Produkte 2. Voraussetzungen & Qualitätsanforderungen 3. Annahmen 4. Aktivitäten 5. Ressourcen 6. Risiken 7. Steuerungspunkte 8. Aktivitäten und Ressourcen 9. Zeiten und Kosten 10. Wildschwein jagen & braten Schlussfolgerungen - Wann, wie und zu welchen Kosten soll das Projektziel erreicht werden? - Was sind die Hauptprodukte, die zu erstellen sind? - Wird zu Projektbeginn erstellt und wird im Projektverlauf angepasst (Versionierung!) - Liefert v.a. bei iterativem Vorgehen die Kostenseite für den Business Case Inhalte des Projektplans - Kurze Beschreibung, was der Plan abdeckt (Projektvorgehen) - Voraussetzung für die Durchführung des Projekts - Abhängigkeiten von äußeren Einflüssen (z.B. Zulieferungen, Entscheidungen) - Annahmen, die dem Plan zugrunde liegen - Eigentlicher Plan - Produktstrukturplan - Produktflussdiagramm - Produktbeschreibung - Ablaufplan mit Phasen (Gantt) - Aktivitäten-Netzplan - Kostenaustellungen - Ressourcenbedarf - Anforderungen für Ressourcen Phasenplan - Qualitätsplan - Qualitätssicherungsmaßnahmen für die Hauptprodukte der Phase - Benötigte Ressourcen zur Durchführung der Maßnahmen - Maßnahmen und Zeitpunkte zur Kontrolle und Steuerung während der Phase - Kommunikationsplan (Reporting) für die Phase - Risikobetrachtung für die Phase Darstellung mittels Diagrammen PSP: Produktstrukturplan [] - Eine Konsole von Sony - Zerlegung des Endproduktes des Projektes in seine Teilprodukte: Was muss alles erstellt oder beschafft werden, um zum Endprodukt zu kommen? - Darstellung in Form einer hierarchischen Struktur: Produkte jeder Ebene müssen durch ihre Teilprodukte vollständig definiert werden - “Harte” und “weiche” Produkte (Softwaresystem, geschulte Mitarbeiter) - Kriterien zur Gliederungstiefe - Planungsgranularität: Die kleinste vereinbarte Planungseinheit wurde erreicht - Geringes Risiko: Klar definiertes Produkt, das in einem überschaubaren Prozess erstellt werden kann - Externes Modul: Das Produkt ist klar definiert und wird als Modul von extern bereitgestellt - Standard-Modul: Das eingesetzte Produkt ist ein Standard-Modul Produktbeschreibungen - Prinzip - Ziel ist die Festlegung aller Elemente für eine erfolgreiche Produkterstellung - Erstellung beginnt nach Identifikation/Klassifikation des Produktes - Informationen wichtig für korrekte Schätzung - Inhalt einer Produktbeschreibung - Formale Elemente wie Titel und Bezug auf den Produktstrukturplan - Zweck des Produkts - Zusammensetzung (Gliederung in weitere Teilprodukte) - Ableitung (Vorprodukte) - Form des Produktes (Formate, Richtlinien) - Verantwortlicher für Erstellung - Qualitätskriterien - Abnahmeverfahren mit Abnahmebedingung, -kriterien und Verantwortlichen Produktflussdiagramm - Produkte des Projektes in der Reihenfolge ihre Erstellung - Fremdprodukte kennzeichnen (Ovale) - Produktstrukturplan aktualisieren [] Zusammenhänge In allen drei Dokumenten sind stehts die gleichen Elemente enthalten. - Produktstrukturplan → Identifikation, was zu tun ist - Produktflussdiagramm - Identifikation von inhaltlichen und formalen Abhängigkeiten - Schätzung von Aufwänden - Zuordnung von Ressourcen - Projektplan → Darstellung der resultierenden zeitlichen Abhängigkeit Dokumentation des Projektplans - Plan muss überarbeitet werden, wenn er fertig ist - Festschreibung des Status der Planung zu ausgewählten Zeitpunkten - Zusammenfassung in speziellen Dokumenten (ggf. mit Verweisen) - Weiterentwicklung der Inhalte in neuen Dokumenten Terminplanung durchführen [] - Ablaufplanung - Den Aktivitäten Ressourcen zuordnen - Zeitlichen Ablauf mit Terminen festlegen: Abhängigkeiten berücksichtigen - Notwendige Vorarbeiten/Vorprodukte - Ressourcenverfügbarkeit - Ressourcen gleichmäßig auslasten - Meilensteine definieren Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten - Ende → Start: Beginn nach Beendigung einer Vorgängeraktivität [] - Start → Start: Start nach Start einer anderen Aktivität [] - Ende → Ende: Abschluss bedingt vorherigen Abschluss einer anderen Aktivitäten [] - Start → Ende: Aktivität kann erst nach Start einer anderen Aktivität beendet werden [] Kritischer Pfad Abfolge von derjenigen Aktivitäten, bei denen eine Verzögerung unmittelbar den Endtermin beinflusst. Projektorganisation Grundlagen - Grundlegendes Element aller Projekte ist eine spezielle Organisation - Erfolgsfaktoren - Wer ist beteiligt? → Rollen, Personen - Welche Spielregeln gelten? → AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung - Vollständige Zuordnung aller Rollen zu Personen - Wahrung des AKV-Prinzips Rollen in Projekten - Auftraggeber - Teilprojektleiter - QS-Beauftragter - Benutzer - Lieferant & Lieferant Third-Party-Produkte - Projektmitarbeiter - Projektleiter - Datenschutzbeauftragter - Trubadix - Majestix Projektleitung - Verantwortet die Planung - Bildet und steuert das Team - Gibt Arbeitsaufträge und verfolgt deren Erledigung - Sorgt für die Einhaltung der Vorgaben bezüglich Kosten, Zeit und Qualität - Leitet Maßnahmen bei Planabweichungen ein - Entscheidet im Rahmen des Entscheidungsspielraums - Informiert den Lenkungsausschuss und die Teams - Hat den Überblick und sorgt für Transparenz Teams in Projekten - Lenkungsausschuss: Gesamtverantwortung - Projektaufsicht: Überwachung der Projektdurchführung - Projektunterstützung: Unterstützung des Projektleiters bei administrativen Aufgaben - Projektteam: Durchführung dedizierter Aufgaben Der Lenkungsausschuss (Lenkungskreis, Steering Comitee, Projektausschuss) - Verantwortet den Projekterfolg - Ist das Entscheidungsgremium im Projekt - Beauftragt, steuert und unterstützt den Projektleiter - Setzt sich aus den Rollen Auftraggeber, Nutzer und Lieferant zusammen - Der Projektleiter berichtet an den Lenkungsausschuss - Kann in einem Unternehmen/Projekt hierarchisch strukturiert sein Steuerung von Projekten durch Lenkungsausschuss [] - Management by Exception: Der Projektleiter steuert verantwortlich im Rahmen der definierten Toleranz - Wenig regelmäßige Meeting - Regelmäßige Statusberichte - Phasenabschlussberichte - Reviews zu Phasenenden mit Entscheidung über die nächste Phase - Eskalation und Entscheidungsvorlagen bei Eintritt von Ausnahmesituationen - Bedingt Vertrauen in den Projektleiter - Direkte Steuerung: Der Projektleiter stimmt permanent seine Maßnahmen mit Lenkungsteam ab - Häufige Meetings mit vielen Details - Lenkungsteam macht (teilweise) Arbeit des Projektleiters - Holy fucking shit das ist Micromanagement lest das Agile Manifesto warum lernen wir diesen 20 Jahre alten Sch*, Trubadix! - Lenkungsteam hat “alles unter Kontrolle” Projektaufsicht - Wird vom Lenkungsausschuss eingesetzt - Wird auf Initiative des Projektleiters oder Lenkungsausschusses aufgesetzt: Entlastet und Kontrolliert den Projektleiter - Berichtet direkt an den Lenkungsausschuss - Aufgaben - Controlling - Qualitätssicherung - Datenschutz - Risikomanagement - Überwachung des Budgets - Überwachung der Qualität Projektunterstützung (Projektbüro/Projekt-Office) - Unterstützt den Projektleiter bei - Planung - Controlling - Technische Unterstützung - Stabsaufgaben des Projektleiters - Verwaltung der Unterlagen - Versionsverwaltung des Quellcodes - Dient als organisatorisches Rückgrat des Projekts - Organisation von Meetings - Materialbeschaffung - Hinkelsteinabbau Tipps zur Kalkulation - Arbeitsplatzkosten: Arbeitsplatzausstattung (Laptop etc.) + Freiwillige Sozialleistungen (Fitnesscenter etc.), aber Vorsicht: NICHT die sonstigen Kosten, welche weder pro Mitarbeiter noch pro Arbeitsplatz gelten (oftmals im letzten Absatz) - Direkten Kosten: Arbeitsplatzkosten + Lohn der IT Engineers ( + 28% Sozialkosten/Lohnnebenkosten) - Gemeinkosten: Alle Kosten, welche durch andere Mitarbeiter (also alle, welche nicht IT-Engineers sind), entstehen: Löhne (+28% Sozialkosten/Lohnnebenkosten) + Arbeitsplatzkosten + Freiwillige Sozialabgaben + Sonstigen Kosten - Gesamtkosten/Selbstkosten: Direkte Kosten + Gemeinkosten(+Abnahmetest, Projektmanagement, Risikozuschlag, Gewährleistung, Festpreis). Hier kann je nach Aufgabenstellung auch noch die Mehrwertssteuer darauf gerechnet werden.